Управление цифровыми версиями файлов: как избежать ошибок?

DAmОдин из воплощенных кошмаров маркетолога – это запустить в печать тираж листовок с неправильной датой, неправильной ценой продукта, неправильным номером телефона – в общем, мелкой ошибкой, которая, тем не менее, делает всю листовку непригодной для применения.

Программное обеспечение по Управлению цифровыми активами (DAM) – это  инструмент, который как раз и позволяет избегать таких ситуаций.

Основная причина подобных фатальных ошибок — отсутствие надлежащего контроля над версиями файла. Это может принимать самые разные формы. Допустим, сотрудник внес все необходимые правки в файл, но не сохранил их, или сохранил файл не в той директории, или не под тем названием, так что в итоге, когда файл ему понадобился, он взял не финальную версию, а одну из последних промежуточных версий, с которой работал. Или, например, сотрудник профильного бизнес-подразделения, проверяя текст макета, упустил важную деталь – например, изменившуюся цену продукта. Или формально вся информация в макете верна, но вы забыли проставить дополнительные условия для отдельных регионов.

Как сделать так, чтобы, отправляя версию файла в работу, быть уверенным в том, что это действительно финальная версия, прошедшая все необходимые согласования и содержащая в себе всю необходимую информацию? Для этого в DAM-системах существует несколько ключевых автоматизированных инструментов.

 

Автоматическое определение соответствия стандартам бренда

В рекламных макетах есть составляющая, которую можно «застраховать» от случайного изменения. Прежде всего, это относится к элементам корпоративного стиля – логотипу, названию компании, устоявшимся графическим элементам оформления, фирменным шрифтам и так далее.

Некоторые DAM-системы, например, ориентированные на управление цифровыми активами модификации MRM-системы BrandMaker, позволяют создавать шаблоны рекламных материалов с «закрепленными» областями и элементами. Эти элементы, относящиеся к корпоративным стандартам оформления материалов, защищены от редактирования – таки образом обеспечивается единообразие макетов и их соответствие фирменному стилю.

В качестве подобных элементов могут выступать как графические, так и текстовые фрагменты – например, слоганы, описания товаров и так далее. Все эти элементы автоматически подтягиваются в макеты, в которых они используются, из централизованного хранилища, и могут быть отредактированы только в первоисточнике, но не в рамках конечного макета.

Таким образом, достаточно контролировать правильность информации в исходниках, и быть при этом уверенным, что она не будет искажаться при перенесении в те или иные варианты рекламных макетов.

 

Автоматическая защита от несанкционированного редактирования/удаления/переименования файлов

Если вы используете общий диск/папку для хранения рабочих документов, то достаточно допустить маленькую ошибку в названии файла, чтобы начались проблемы. А если документы никак не защищены, то достаточно пары кликов, чтобы случайно удалить или переместить нужный файл.

Один из главных мотивов для создания систем управление цифровыми активами – DAM, MAM и подобных им – в том, чтобы предоставить такие инструменты, которые защищали бы нас самих от наших ошибок. Люди – не роботы, нам свойственно ошибаться. Поэтому логичны шагом было вооружиться такими инструментами, которые сделали бы часть ошибок гораздо мене вероятными.

 

Централизованное хранение

Хранение маркетинговые активов в едином облачном хранилище облегчает не только доступ к ним всего персонала отделов маркетинга, но и процесс инвентаризации имеющихся ресурсов. Кроме того, такой подход позволяет легко включать в эту систему и внешних контрагентов – например, дизайнерские агентства и типографии (с определенными ограничениями функционала, разумеется). Таким образом, можно избежать ситуаций, когда рабочие версии файлов хранятся на различных компьютерах, в разных местах, управляются разными людьми. Плюс заодно можно и разграничить полномочия по доступу к просмотру и редактированию к тем или иным файлам.

 

«Умный» поиск

Программное обеспечение для управления цифровыми активами, как правило, содержит в себе собственные инструменты для поиска файлов по различным критериям, в том числе ключевым словам, метаданным, техническим параметрам файла. Вы можете задавать поиск не только по имени файла, но и по его размеру, формату, дате последнего изменения, привязке к конкретному продукту или географическому району. Таким образом, гораздо сложнее ошибиться с выбором нужного файла. Плюс система может быть запрограммирована таким образом, чтобы сотрудник мог отфильтровывать в результатах поиск только конечные версии файла – полностью согласованные и соответствующие всем корпоративным стандартам.

 

Прозрачность и подотчетность

В цифровой системе управления активами Вы всегда можете получить информацию, где, кем и как используется каждый хранящийся в системе документ. При этом все изменения документа тоже фиксируются, и возможен откат к одной из предыдущих версий. Это гарантирует вам то, что ни один важный документ не будет утерян. И это один из главных доводов в пользу внедрения DAM.

Однако, конечно, в полной мере потенциал подобных систем раскрывается при интеграции с другими программными продуктами — например, продуктами для автоматизации планирования маркетинга, для учета финансовых показателей, для составления отчетности, для автоматизации и перенесения в режим онлайн типовых рабочих процессов (например, согласования документов). Именно так DAM – узкоспециализированное решение для управления цифровыми активами – трансформируется в MRM – комплексную систему управления всеми маркетинговыми ресурсами, предназначенную для решения более глобальных задач.

 

По мотивам статьи Джеффа Перриота «Controlling Digital Asset Versions: Avoiding Arrrgh!» (перевод с английского)

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *


9 − семь =