DAM: устранение препятствий для маркетологов

digital-asset-management1До того, как появилось специализированное программное обеспечение для управления цифровыми активами, в большинстве компаний цифровые материалы хранились в обычных сетевых папках. И порой требовались немалые усилия, чтобы в этих папках отыскать нужную версию материала, да еще и в нужном формате. А уж обеспечить разграничение доступа к материалам между разными группами пользователей и вовсе было невозможно.

К счастью для нас, сейчас есть все технические возможности для гораздо более простого, быстрого и контролируемого доступа ко всем рабочим материалам маркетологов – с помощью систем класса  DAM (Digital Asset Management).

Использование DAM для управления активами устраняет множество препятствий в работе дизайнеров, фотографов, полиграфистов и других специалистов, причастных к созданию рекламных материалов. Прежде всего, речь идет о трех группах препятствий:

 

Избыточная или недостаточная защищенность материалов

Безусловно, важно контролировать, кто имеет доступ к маркетинговым материалам, особенно в отраслях, где конкуренция высока и есть вероятность корпоративного шпионажа. Тем не менее, механизмы защиты не должны препятствовать эффективному использованию цифровых активов, на которые вы потратили столько времени, сил и средств. Здесь важно не впадать в крайности. DAM в этом смысле – золотая середина. Подобные системы позволяют создавать единую виртуальную среду для работы с материалами. Каждый пользователь этой программы при авторизации получает тот набор полномочий, который ему необходим для эффективного выполнения его задач – не больше, и не меньше. С помощью DAM легко разделить пользователей на соответствующие группы, открывать для них те или иные материалы, давать ограниченный доступ (например, только на просмотр документов, без возможности редактирования, или без возможности скачивания и пересылки, и т.д.).

Кроме того, программа может собирать всю информацию о действиях внутри системы: кто работает с теми или иными материалами, как их использует, когда и так далее. С одной стороны – все специалисты, задействованные в работе с контентом, могут в любой момент получить доступ к своим рабочим материалам. С другой стороны – исключается возможность несанкционированного доступа к данным. А если несанкционированный доступ будет предоставлен с помощью кого-то из сотрудников – это всегда можно отследить.

 

Сложности при организации и классификации материалов

Обычная иерархия сетевых папок – слишком примитивная система, чтобы с ее помощью организовать хранение большого количества материалов. Она не имеет возможности сортировки материалов по разным признакам, присвоения каждому файлу метаданных, облегчающих его поиск, имеет слабые возможности предварительного просмотра.

Собственно, это и явилось одной из главных предпосылок для создания специализированного ПО для хранения цифровых активов. Эти системы созданы специально для того ,чтобы люди могли легко и быстро ориентироваться в хранилище медиа-данных, независимо от того, сколько материалов там хранится – тысячи или десятки тысяч.

Поэтому DAM-системы имеют богатый функционал по фильтрации контента по целому ряду признаков. Это не только формат, размер, даты изменений, ФИО пользователя, создавшего документ, но и специально заполняемые теги и метки. Чтобы быстро найти файл по известным параметрам – в систему DAM встраиваются мощные системы поиска.

 

Непродуктивные затраты времени

Если вы графический дизайнер, вы знаете, насколько сложно бывает искать и проверять нужную версию макета — по размеру, формату, разрешению, версии изменений. У программистов или специалистов по работе с видео или со звуком – свои параметры для поиска. В любом случае – если нет строгого порядка в хранилище файлов, поиски нужного материала отнимают уйму времени. И поиск – это только один из «пожирателей времени».

Многие функции DAM изначально создаются с прицелом на экономию рабочего времени. Например:

  • — Вы можете выбрать нужный элемент и загрузить его к себе на компьютер одним кликом.
  • — DAM автоматически сохраняет все изменения в файле, с возможностью вернуться к одной из предыдущих версий. Нет нужды сохранять ту или иную версию макета в отдельный файл, искать их потом, загружать…
  • — Развитая система превью и просмотра файлов прямо внутри системы – чтобы сэкономить время на скачивание файла и его открытие в отдельной программе.
  • — Интеграция с графическими редакторами – чтобы можно было загружать файлы из системы и сохранять их в системе непосредственно из графического редактора.

 

Возможно, пока в вашей компании вышеозначенные проблемы стоят не очень остро, и вы справляетесь стандартными средствами. Однако ваша библиотека маркетинговых материалов растет, и в будущем будет расти только быстрее, учитывая общую тенденцию к более интенсивному использованию рекламного контента. Так что знакомство с DAM для многих маркетологов — лишь вопрос времени.

На основе статьи Брайана Брауна, блог MarketSphere (перевод с английского)

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *


5 + = четырнадать