Онлайн-система вместо служебных записок

Управление разработкой рекламных макетов с помощью MRM

Что такое разработка и согласование рекламных макетов с точки зрения самой механики процесса? Несколько участников, объект доработок и согласования, плюсмасса коммуникаций между ними. И от того, насколько эффективно и прозрачно выстроены эти коммуникации, в конечном итоге  зависит продолжительность и трудоемкость процесса.

Задумывались ли вы, насколько эффективен этот процесс в вашей компании?

Например, во многих компаниях система согласования все еще завязана на традиционном, «бумажном» документообороте. Составляются служебные записки, к которым прилагаются распечатки макета, рассылаются ответственным лицам. Комментарии — в письменном виде, заверенные подписями – обобщаются, затем передаются дизайнеру. Готовится новый вариант макета и – новый цикл, пока макет, наконец, не будет согласован. Попробуйте подсчитать, сколько времени уходит на оформление и обработку всей этой переписки.

В более продвинутых компаниях уже вовсю внедряется электронный документооборот, а согласование макетов происходит по электронной почте. Вроде бы куда удобнее и быстрее, но и тут есть свои нюансы. Если переписка затягивается, нарастает вероятность ошибки, особенно когда при составлении каждого электронного письма все участники процесса указываются в графе «Копия». Довольно легко потерять нить обсуждения, запутаться в прикрепленных файлах, упустить существенное замечание.

Именно поэтому логичный шаг в оптимизации этой работы – это применение специализированных программных решений.

В системе управления маркетинговыми ресурсами BrandMaker процессу разработки и согласования медиа-материалов уделяется особое внимание. Существует отдельный модуль – Управление Рецензиями (ReviewManager) – специализированный онлайн-инструмент, облегчающий и систематизирующий эту часть работы маркетолога.

В чем основная задача этого модуля и как она решается? Рассмотрим подробно, по порядку.

Итак, есть объект, который загружен в систему и требует согласования у нескольких ответственных лиц. Это может быть текстовый документ, изображение, презентация PowerPoint, даже видеофайл.

Сотрудник, ответственный за согласование, открывает этот документ и может буквально одним кликом запустить процесс согласования – постраничного или общего.

Отметив документ как нуждающийся в согласовании, инициатор приглашает к обсуждению остальных участников, отправляя им личные сообщения прямо из системы. В дальнейшем эти участники будут отображаться в списке в колонке слева. В правой части экрана располагается область комментариев. Они могут быть либо общего плана, либо – для наглядности — привязываться к специальным значкам – маркерам, которые можно располагать в документе, акцентируя внимание на той или иной его части.

Преимущества данного подхода к согласованию очевидны. Открыв документ в «Управлении рецензиями», участник процесса моментально ориентируется в текущем состоянии дел: видит перечень лиц, участвующих в согласовании, видит все комментарии, уже оставленные к документу, может присвоить документу статус – например, «Утверждено», «Утверждено с изменениями», «Отклонено»:

Для того, чтобы понять, какие документы или макеты в настоящий момент находятся на утверждении, можно открыть общий список документов в модуле – по каждому из них выводится информация о дате начала согласования, дате последнего оставленного комментария, об общем ходе процесса (сколько участников уже согласовали документ). Так инициатор процесса может, не заходя в каждый документ, может быстро оценить ход процессов согласования и активность пользователей.

Еще один важный момент – если дизайнер, работающий над макетом, имеет аккаунт в системе и соответствующий уровень доступа, он может быть подключен к процессу согласования и моментально получать информацию по необходимым корректировкам макета. Это позволяет кардинально ускорить процесс доработки макета, исключив этап, в ходе которого менеджер обобщает замечания, оформляет их и передает дизайнеру. При работе с модулем «Управление рецензиями» дизайнер может прямо по ходу согласования вносить изменения в макет и обновлять его, загружая новую версию. Соответственно, комментарии к макету, ставшие неактуальными, можно удалять, либо отвечать на них, указывая, что изменения внесены.

 

Отзыв одного из российских клиентов BrandMaker, в настоящее время тестирующих работу модуля (Банк с активно развивающейся филиальной сетью, рассказывает заместитель начальника отдела маркетинга и рекламы):

— В согласовании каждого рекламного макета у нас участвует от 3 до 5 человек – представители маркетингового отдела, юристы, представители региональной дирекции, а также специалисты того или иного бизнес-подразделения – в зависимости от тематики макета. Обычно в работе находится сразу несколько макетов, потому легко запутаться или забыть что-нибудь, поэтому я всегда веду небольшую таблицу в ежедневнике, в которой отмечаю, кому и когда отправила макет, получила ли ответ и так далее. Само согласование происходит по электронной почте. Это хороший вариант, когда нужно быстро согласовать макет с одним-двумя специалистами. Но когда людей больше, и все стоят в копии, да еще и параллельно несколько макетов в работе – процесс усложняется. В почту за день может прийти несколько десятков писем, связанных с согласованием макетов, и в них тоже легко запутаться.

Модуль «Управление рецензиями» мы уже опробовали в ходе подготовки реальной рекламной компании. Конечно, с ним все проходит гораздо быстрее, все участники согласования тратят в разы меньше времени на то, чтобы выполнить свою часть работы. В итоге и весь процесс проходит быстро и гладко. Небольшие заминки возникали только в связи с тем, что нужно было перестроиться на работу с новым инструментом, привыкнуть к тому, что не нужно никому звонить, не нужно ничего пересылать по электронной почте – все делается в самой системе.

 

Итак, применение модуля «Управление Рецензиями» — это огромный шаг вперед по сравнению с использованием традиционных инструментов. Однако это только начало пути для тех, кто хочет оптимизировать и ускорить процессы создания и согласования рекламных материалов.  MRM-технологии открывают в этой области массу возможностей.

Например, дополнительные возможности появляются, когда «Управление рецензиями» работает  в связке с другим модулем BrandMaker–«Управление заданиями» (Jobs). В данном случае инициатору процесса уже необязательно вручную отслеживать его в системе. Можно настроить алгоритм, по которому в системе создается типовое задание, выполнение которого отслеживается уже автоматически.

Типовая Схема работы над макетом , к примеру, выглядит примерно так:

На «входе» имеется задача – разработать макет. Она поступает в отдел маркетинга и рекламы, передается дизайнеру. Дизайнер готовит рабочий вариант, отправляет в отдел маркетинга и рекламы. Запускается процесс последовательного рассмотрения этого варианта несколькими подразделениями. Если начальный вариант не требует доработок – то процесс получится линейным, в несколько шагов. Если требует – придется периодически возвращаться к предыдущим этапам, иногда несколько раз.

С помощью «Управления Заданиями» можно соответствующим образом настроить шаблон задания в системе. В итоге после каждого действия задание автоматически будет перенаправляться следующему исполнителю или возвращаться предыдущему – в зависимости от присвоенного статуса.

Это в целом уже совершенно другой уровень менеджмента, другой уровень эффективности. Рабочие материалы находятся в «облаке», так что сотрудники могут получить к ним доступ через сеть в любой момент и с любого компьютера, войдя в систему под своими логином и паролем.  В любой момент видно, на каком этапе находится задача, за кем следующий ход, сколько времени каждый участник потратил на то, чтобы выполнить свою часть работ. Можно просмотреть историю комментариев, доработок, рабочих версий макета, хронологию всех действий участников.В общем, доступно то, о чем с традиционными инструментами можно только мечтать.

 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *


2 + три =