Отчёты и оценки «на автомате»

Рубеж календарных лет для бизнеса – это пора стратегических сессий, оценки результатов, формирования планов на следующий год. При этом окончательное подведение итогов – с подробной статистикой, финансовыми показателями, графиками, диаграммами – обычно занимает довольно много времени, и годовой отчет у крупных компаний обычно публикуется ближе к середине следующего года.

Можно ли автоматизировать этот процесс? Да, вполне.

Уже сейчас доступны программные решения, которые позволяют отслеживать ключевые показатели эффективности и финансовые показатели практически в режиме реального времени, генерируя отчеты по каждому проекту или в срезе за определенный период. По крайней мере, в области маркетинга эти задачи вполне решаемы при помощи технологий MRM. Рассмотрим подобный кейс на примере MRM-системы BrandMaker.

В основе этого кейса лежит применение модуля «Планирование маркетинга». Это модуль, предназначенный для осуществления стратегического планирования в маркетинговых подразделениях. Включает в себя инструменты для визуализации (календарь с тайм-линиями), а также для составления и отслеживания бюджетов, ключевых показателей эффективности (KPI), автоматической генерации отчетов.

Мы уже вкратце рассказывали о его возможностях в статье «Модуль Планирование – стратегический подход». Сегодня же хотелось бы подробнее рассказать о функциях учета KPI и формирования отчетов по проектам.

Итак, основная вкладка модуля «Планирование маркетинга» — это «Календарь»:

Слева располагается «дерево тем», отображающее проекты и подпроекты. Горизонтальная масштабируемая шкала – это шкала времени. Флажками на  ней отображаются отдельные задачи, тайм-линиями – продолжительные процессы (например, рекламные кампании). При этом каждая задача может быть описана очень подробно – для этого предусмотрены соответствующие вкладки – Общая информация, Расходы, Счета, Задачи, Параметры, KPI, Вложенные файлы.

То есть, если выполнение задачи связано с затратами, есть возможность сразу учесть их в ходе планирования, и даже прикрепить соответствующие бухгалтерские документы. То же самое и с KPI – можно присвоить заданию определенные KPI.  Фактические значения KPI вносятся вручную исполнителем задания, оцениваются же они автоматически – в соответствии с заданными плановыми значениями.

Например, для задания определено несколько KPI. Они могут быть как в формате «сделано — не сделано», так и иметь конкретные числовые значения – например, количество заполненных анкет в ходе маркетинговой активности. Для каждого из показателей указывается его «вес» в общей оценке результатов задания. То есть, например, можно разделить KPI на основные и второстепенные, менее влияющие на результат. Исполнитель заполняет данные по KPI, и система автоматически выводит оценку успешности проекта в процентах. Эти данные могут оцениваться не только в рамках отдельно взятого задания, но и в целом по проекту.

Для получения общей картины по маркетинговому бюджету и для настройки наборов KPI в интерфейсе модуля предусмотрены отдельные вкладки.

«Бюджет» — здесь собирается вся информация о затратах, указанная при оформлении заданий – запланированные затраты, проведенные, проценты освоения бюджета. Можно сделать срез за любой период, или по любому проекту. При этом, что немаловажно, можно разграничить права пользователей. Например, представители региональных филиалов могут видеть только информацию, относящуюся конкретно к их подразделению, а центральный офис – всю картину полностью.

На основе данных, имеющихся в модуле, система может генерировать отчеты и диаграммы – за любой период, по конкретным показателям, проектам и т.д. При надлежаще выстроенной работе подразделений это позволяет практически в режиме реального времени отслеживать ход выполнения любых проектов, освоения бюджетов, рассчитывать текущий уровень эффективности проекта (например, на основе показателя ROMI). Кроме того, благодаря этому инструменту можно оперативно, в считанные минуты, составить подробный отчет для высшего руководства.

Конечно, ключевой момент здесь – это эффективное использование всех этих инструментов. Потому что MRM – это не только программный продукт, но и своего рода философия менеджмента. Чтобы система всегда отображала полную и актуальную информацию – нужно обеспечить своевременно заполнение данных исполнителями всех уровней. Нужно оптимизировать сами процессы, сделать MRM неотъемлемой частью систему управления компанией.

И это приведет к потрясающим результатам. Не зря специалисты по тайм-менеджменту говорят: «Чем больше вы тратите времени на планирование – тем больше его у вас становится». В обычной ситуации на планерки, составление отчетности, получение информации от подразделений уходит колоссальное количество времени. Как показало исследование, проведенное BrandMaker Russia в 2012 году, в российских компаниях у маркетологов на это уходит от 5 часов в неделю и более, а составление крупных отчетов – например, квартальных или годовых, и вовсе зачастую связано с многодневной авральной работой. Вместо этого можно просто вовремя вносить всю необходимую для оценки результатов информацию в систему, а ее обобщение и обработку полностью автоматизировать.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *


3 + = девять